Iemand laat een offerte herschrijven, een ander vat een lange mail samen, een derde plakt er een klantenlijst in om er een overzicht van te maken. Handig. Maar vaak gebeurt dat met een persoonlijk, gratis account. En dan heb jij als zaakvoerder geen idee wat er met je bedrijfsgegevens gebeurt.
Claude Team is de bedrijfsversie van Claude, de AI-assistent van Anthropic. Je team krijgt dezelfde slimme assistent, maar jij houdt de controle. Een bedrijfsaccount aanmaken en iedereen uitnodigen is alleen niet genoeg. Dit zijn de zeven instellingen die het verschil maken, met per stap wat het is, waarom het telt en wat je team ervan merkt.
Kies een bedrijfsaccount, geen losse persoonlijke accounts
Wat het is. Claude bestaat in een gratis versie en betalende persoonlijke versies (Pro en Max). Daarnaast zijn er twee bedrijfsplannen: Team en Enterprise.
Waarom het telt. Op een persoonlijk account heb jij als bedrijf nul zicht en nul controle. Je kan niets instellen, niets afschermen en niemand uitschakelen als hij vertrekt. Bovendien staan persoonlijke accounts standaard zo ingesteld dat gesprekken gebruikt mogen worden om de AI verder te trainen, tenzij elke gebruiker dat zelf uitzet. Bij Team en Enterprise belooft Anthropic contractueel dat jullie gesprekken niet gebruikt worden om modellen te trainen. Alle andere stappen in dit artikel kunnen alleen op een bedrijfsplan.
Team of Enterprise? Voor een KMO tot 25 gebruikers is Team bijna altijd de juiste keuze.
| Team | Enterprise | |
|---|---|---|
| Voor wie | Kleine en middelgrote bedrijven | Grotere organisaties of strenge compliance-eisen |
| Aantal gebruikers | Vanaf 2, tot 150 | Vanaf 20 (online) of 50 (via verkoop) |
| Kostprijs | Vaste prijs per gebruiker per maand | Prijs per gebruiker plus apart betaald verbruik |
| Aanmelden met je Microsoft-account | Ja | Ja |
| Rollen en beheerdersrechten | Ja | Ja, plus eigen rollen op maat |
| Auditlogs, automatische gebruikerssynchronisatie, eigen bewaartermijnen | Nee | Ja |
Het grote voordeel van Team is de voorspelbaarheid: je betaalt per gebruiker en weet vooraf wat het kost. Team kent twee soorten gebruikers: Standard aan €18 en Premium aan €90 per gebruiker per maand, voor wie Claude intensief gebruikt. Je kiest per medewerker, dus je betaalt alleen Premium waar het nodig is. Prijzen excl. btw, op het moment van schrijven.
Wat je team merkt. Weinig tot niets. Zelfde Claude, zelfde mogelijkheden, alleen nu in een omgeving van het bedrijf.
Laat je team aanmelden met hun Microsoft-account
Wat het is. Met single sign-on (SSO) meldt je team zich bij Claude aan met hetzelfde werkaccount dat ze al gebruiken voor Outlook en Teams. Daarbij claim je ook je bedrijfsdomein: wie zich aanmeldt met een @jouwbedrijf.be-adres, komt automatisch in de bedrijfsomgeving terecht in plaats van op een persoonlijk account.
Waarom het telt. Dit is de stap die al je andere instellingen afdwingbaar maakt. Zonder SSO kan een medewerker alles omzeilen door zich gewoon met een privé-mailadres aan te melden. En het belangrijkste voordeel voor een KMO: als iemand vertrekt en je zijn Microsoft-account uitschakelt, verliest hij meteen ook de toegang tot Claude.
Wat je team merkt. Eén keer een kleine verandering: ze melden zich voortaan aan via het vertrouwde Microsoft-scherm. Gesprekken uit een eerder persoonlijk account verhuizen niet mee. Laat je team dat op voorhand weten.
Niemand komt zomaar binnen
Wat het is. Nieuwe gebruikers krijgen pas toegang nadat een beheerder dat goedkeurt. Wie op SSO werkt, regelt dat in Microsoft: je bepaalt welke medewerkers of groepen toegang krijgen tot Claude. Wie er niet in staat, komt er niet in.
Waarom het telt. Als iedereen met een bedrijfsmailadres zichzelf kan toevoegen, weet je niet wie erin zit, wie documenten uploadt en hoeveel licenties je eigenlijk betaalt. Met goedkeuring vooraf is elke gebruiker een bewuste keuze. Zet ook de optie aan die verhindert dat medewerkers met jullie bedrijfsdomein een eigen, aparte Claude-organisatie aanmaken.
Wat je team merkt. Wie Claude wil gebruiken, vraagt het eerst even aan. Net zoals bij elke andere bedrijfstoepassing.
Niet iedereen is beheerder
Wat het is. Claude Team kent een paar rollen. De hoofdeigenaar beheert facturatie en alle instellingen. Beheerders kunnen gebruikers en instellingen beheren. Leden gebruiken Claude binnen de regels die jij instelt.
Waarom het telt. Als iedereen beheerder is, kan iedereen de instellingen aanpassen die je net zorgvuldig hebt opgezet. En raakt een hacker binnen op een beheerdersaccount, dan heeft hij de sleutels van het hele huis. Een gewoon lid dat gehackt wordt, is een vervelend incident. Een beheerder die gehackt wordt, is een crisis.
Wat je zelf doet. Maak iedereen standaard lid. Hou het aantal beheerders zo klein mogelijk: in een KMO zijn één of twee mensen genoeg. Leg vast wie de hoofdeigenaar is en wie het overneemt als die persoon wegvalt. Kijk die lijst elk kwartaal eens na.
Wat je team merkt. Niets. Leden kunnen alles wat ze nodig hebben om met Claude te werken.
Spelregels die Claude altijd volgt
Wat het is. Met de bedrijfsinstructies schrijf je één keer regels die Claude in elk gesprek van elke medewerker toepast. Je hebt er tot 3.000 tekens voor. Deze regels gaan voor op wat een medewerker zelf instelt, en gewone leden kunnen ze niet zien of aanpassen.
Waarom het telt. Je medewerkers denken niet bij elke vraag aan gegevensbescherming. Dat hoeft ook niet, als de regels in het systeem zelf zitten. Eén goede instructie geldt meteen voor iedereen, zonder opleiding of herinneringsmails.
Hou het concreet. “Wees voorzichtig met gevoelige gegevens” doet niets. Dit wel:
Neem geen rijksregisternummers, rekeningnummers of medische gegevens over in antwoorden of gegenereerde teksten. Verwijs vragen over personeelszaken, contracten of juridische geschillen door naar de zaakvoerder.
Voeg toe wat specifiek is voor jouw sector. Een advocatenkantoor heeft andere aandachtspunten dan een bouwbedrijf. Na het opslaan kan het tot een uur duren voor de regels overal actief zijn. Test ze daarna even in een nieuw gesprek.
Wat je team merkt. Niets zichtbaars. Claude gedraagt zich gewoon consequent volgens de afspraken. Vermeld in je AI-beleid wel dat er zulke regels zijn.
Koppelingen alleen na goedkeuring
Wat het is. Claude kan gekoppeld worden aan andere toepassingen: je mailbox, SharePoint, je CRM, je agenda. Dat heet een connector. Claude kan dan gegevens lezen en soms ook acties uitvoeren, zoals een mail versturen of een bestand aanpassen.
Waarom het telt. Een koppeling geeft Claude dezelfde toegang als de gebruiker zelf. Heeft iemand toegang tot alle klantendossiers, dan heeft Claude die via de koppeling ook. Veel koppelingen kunnen standaard ook schrijven en versturen. En alles wat Claude doet, staat op naam van de gebruiker, dus achteraf zie je niet of een mens of de AI iets heeft aangepast.
Wat je zelf doet. Zet alleen de koppelingen aan die je bewust goedkeurt. Stel per koppeling in wat mag: in je mailbox bijvoorbeeld lezen en zoeken, maar niet zelf versturen. In SharePoint lezen, maar niet aanpassen of verwijderen. Begin altijd met alleen-lezen en geef pas meer als het echt nodig is.
Wat je team merkt. Wie een nieuwe koppeling wil, vraagt die eerst aan. De goedgekeurde werken gewoon.
Plugins: alleen wat je zelf hebt nagekeken
Wat het is. In de desktopapp van Claude kan je team plugins installeren. Een plugin is een pakketje dat Claude nieuwe vaardigheden geeft, vaak in combinatie met koppelingen naar andere diensten en kleine programma’s die op de computer van de gebruiker draaien.
Waarom het telt. Een plugin installeren is niet onschuldig. Het kan in één keer toegang geven tot externe diensten en tot bestanden op de laptop. Plugins uit de openbare catalogus worden niet allemaal door Anthropic gecontroleerd. Elke extra bron van buitenaf vergroot ook het risico dat er via die weg verborgen, kwaadaardige instructies bij Claude terechtkomen.
Wat je zelf doet. Als beheerder kies je per plugin: automatisch geïnstalleerd, beschikbaar om zelf te installeren, verplicht, of niet beschikbaar. Zet alles wat je niet nagekeken hebt op niet beschikbaar. Wat niet op de lijst staat, mag niet tot het bekeken is.
Wat je team merkt. Wie nog geen plugins gebruikt, merkt niets. Wie er zelf al geïnstalleerd had, ziet die misschien verdwijnen. Laat vooraf weten welke plugins goedgekeurd zijn en hoe je een nieuwe aanvraagt.
Samengevat
| # | Instelling | In één zin |
|---|---|---|
| 1 | Bedrijfsaccount | Team in plaats van losse persoonlijke accounts |
| 2 | Aanmelden met Microsoft | Wie vertrekt, verliest meteen ook toegang tot Claude |
| 3 | Goedkeuring vooraf | Jij weet wie erin zit |
| 4 | Weinig beheerders | Eén of twee, de rest is lid |
| 5 | Bedrijfsinstructies | Spelregels die Claude in elk gesprek volgt |
| 6 | Koppelingen | Alleen goedgekeurd, standaard alleen-lezen |
| 7 | Plugins | Wat niet nagekeken is, staat uit |
Eén keer instellen is niet genoeg
Alles hierboven kan je zelf instellen. Maar Claude staat niet stil. Op een paar maanden tijd kwamen er plugins bij, een desktopapp die zelfstandig taken uitvoert, een browserextensie en nieuwe soorten gebruikers met een andere prijs. Elke nieuwe functie brengt nieuwe instellingen mee, en die staan niet altijd standaard op de veiligste stand. Wat vandaag goed afgeschermd is, kan volgende maand een nieuwe deur hebben waar niemand bij stilstond.
De vraag is dus niet alleen hoe je het instelt, maar wie het blijft opvolgen. In de meeste KMO’s is dat de zaakvoerder zelf, tussen twee klanten door.
Dat opvolgen kunnen wij voor je doen. We richten Claude Team in op je Microsoft 365, schrijven samen met jou de bedrijfsinstructies uit voor jouw sector en leggen vast welke koppelingen en plugins mogen. Daarna houden wij de veranderingen bij. Komt er een nieuwe functie of instelling, dan bekijken wij wat die voor jouw bedrijf betekent en passen we je omgeving aan. Elk kwartaal lopen we gebruikers, beheerders, koppelingen en plugins na. Jij gebruikt AI, wij zorgen dat het onder controle blijft.