Op dit moment plakt iemand in je bedrijf waarschijnlijk klantgegevens in een gratis AI-account. Een medewerker die een lange mail laat samenvatten. Een verkoper die een offerte laat herschrijven. Iemand die Claude zelf ontdekt heeft, er enthousiast over is, en nooit de vraag stelde: waar gaat die informatie eigenlijk naartoe?
De vraag is niet of AI al in je bedrijf zit. Dat zit het al. De vraag is of jij weet hoe, en of het via een veilige weg loopt.
Drie manieren waarop bedrijfsdata vandaag naar buiten gaat
1. Een persoonlijk account, met bestanden uit OneDrive. Een medewerker meldt zich op claude.ai aan met zijn privé-Gmail en kan meteen bestanden uploaden, ook rechtstreeks uit de OneDrive-map op zijn laptop. Een contract, een klantenlijst, een offerte. Daarmee verlaat die informatie je beveiligde Microsoft-omgeving. En op gratis en persoonlijke accounts staat een instelling standaard aan die toelaat dat gesprekken gebruikt worden om de AI verder te trainen.
2. Een koppeling met de mailbox, zonder dat iemand het merkt. Claude kan rechtstreeks verbinding maken met Microsoft 365. Een medewerker klikt op “koppelen”, meldt zich aan met zijn werkaccount en krijgt de vraag of deze app zijn mails, agenda en bestanden mag lezen. Hij klikt op “accepteren”. Vanaf dan kan Claude zijn mailbox doorzoeken, ook vanuit een privé-account. Dat kan, tenzij je Microsoft-omgeving zo is ingesteld dat alleen een beheerder zulke toestemming mag geven. Bij veel KMO’s is dat niet zo.
3. Een invoegtoepassing in Excel of Word. Wie een betaald persoonlijk abonnement neemt, kan Claude ook als invoegtoepassing in Excel of Word installeren. Zo werkt Claude rechtstreeks met je bedrijfsbestanden, buiten elke afspraak om.
Wat je vandaag zelf kan nakijken
Je hoeft niet te gissen of dit bij jou gebeurt. Je IT-partner kan het in een paar minuten nakijken in je Microsoft-omgeving.
Staan er al Claude-koppelingen? Elke keer iemand Claude aan zijn werkaccount koppelt, verschijnt er een app in de lijst van bedrijfstoepassingen van je Microsoft-omgeving. Zoek op “Claude” of “MCP”. Staat hij erbij, dan heeft iemand al toegang gegeven, en de aanmeldlogboeken tonen wie.
Mogen medewerkers zelf apps toegang geven? Kijk na of gewone gebruikers zelf toestemming mogen geven aan externe apps om hun gegevens te lezen. Zet dat uit, zodat een beheerder elke nieuwe app eerst goedkeurt. Dat beschermt je niet alleen tegen ongecontroleerde AI, maar tegen elke app die meer wil lezen dan nodig.
De veilige weg: Claude Team met een beheerde Microsoft-koppeling
Verbieden werkt niet. Wie AI niet mag gebruiken, gebruikt het toch, alleen dan buiten je zicht. De oplossing is een goedgekeurde weg aanbieden die even handig is.
Een bedrijfsaccount. Met Claude Team werkt je team in een bedrijfsomgeving. De instelling om gesprekken te gebruiken voor training bestaat daar gewoon niet. Je kan inloggen via je Microsoft-account verplichten en bepalen wie erbij mag. Hoe je dat stap voor stap instelt, lees je in 7 instellingen die van AI een veilige collega maken.
Een Microsoft-koppeling, ingesteld door de beheerder. In plaats van dat elke medewerker zelf toestemming geeft, keurt een beheerder de koppeling één keer goed voor de hele organisatie. Daarna bepaal je per functie wat mag:
| Functie | Voorbeeldinstelling |
|---|---|
| Mails doorzoeken | Toegestaan, Claude vraagt telkens toestemming |
| Agenda en beschikbaarheid | Toegestaan |
| Teams-berichten doorzoeken | Toegestaan, Claude vraagt telkens toestemming |
| SharePoint en OneDrive doorzoeken | Voorlopig geblokkeerd |
Je kan dus klein beginnen, bijvoorbeeld alleen met mail, en later uitbreiden. Voor je medewerker voelt het hetzelfde: hij vraagt “wat zijn mijn laatste mails?” en Claude zoekt ze op. Maar nu loopt het via een goedgekeurde weg, onder jouw afspraken, en wordt er niet mee getraind.
En Microsoft Copilot met Claude erin?
Microsoft 365 Copilot laat je sinds kort ook Claude-modellen gebruiken, naast de standaardmodellen van Microsoft. Dat is interessant: Copilot zit al in je Microsoft-omgeving en kent je mails en bestanden. Voor sommige bedrijven is dat een logisch alternatief voor een apart Claude-abonnement.
Dat is geen reden om het nooit te doen, maar wel een beslissing om bewust te nemen. Werk je met gevoelige klantgegevens of heb je klanten die Europese verwerking eisen, bekijk dan eerst wat dat voor jou betekent.
Samengevat
| De situatie | AI zit al in je bedrijf, vaak via persoonlijke accounts en koppelingen waar niemand van weet |
| Nakijken | Staan er al Claude-koppelingen, en mogen medewerkers zelf apps toegang geven? |
| De oplossing | Niet verbieden, wel een bedrijfsaccount met een Microsoft-koppeling die jij beheert |
| Instellen | Per functie bepalen wat Claude mag lezen, en klein beginnen |
| Copilot | Bewust afwegen of verwerking buiten Europa voor jou aanvaardbaar is |
Weet jij wat er bij jou al gekoppeld is?
De meeste zaakvoerders die we spreken weten het niet, en dat is normaal. Daarom beginnen we altijd met kijken: welke AI-apps hebben vandaag al toegang tot je Microsoft 365, en wie gaf die toegang? Daarna richten we een veilige weg in die je team graag gebruikt, en volgen we het verder op, want zowel Claude als Microsoft veranderen bijna elke maand.