Opslag van bestanden in de cloud bracht een revolutie teweeg in de manier waarop we met documenten omgaan. Nooit meer bestanden heen en weer hoeven te e-mailen. Niet meer afvragen welke persoon op kantoor het meest recente exemplaar van een document heeft.
Tussen 2015 en 2022 is het percentage van wereldwijde bedrijfsgegevens dat in de cloud wordt opgeslagen verdubbeld. Het ging van 30% naar 60%. Een meerderheid van organisaties gebruikt één of andere vorm van cloud opslag. Typische diensten zijn OneDrive, Google Drive, Dropbox, en andere.
Maar net als de opslag op de harde schijf van je computer, kan ook cloudopslag rommelig worden. Bestanden worden op de verkeerde plaats opgeslagen en er worden dubbele mappen aangemaakt. Als medewerkers dezelfde cloudruimte delen is het moeilijk om de boel georganiseerd te houden. Opslag kan moeilijk efficiënt te houden zijn.
Ongeorganiseerde cloud opslag systemen leiden tot problemen. Dit omvat het moeilijk terugvinden van bestanden. Evenals het besteden van veel extra tijd aan het vinden van benodigde documenten. Geschat wordt dat 50% van de kantoormedewerkers meer tijd kwijt is aan het zoeken van bestanden dan aan het eigenlijke werk
Heeft je kantoor last van rommelige cloud opslag? Lijkt het steeds moeilijker te worden om te vinden wat je nodig hebt? Bekijk de tips hieronder. Ze bevatten verschillende manieren om gedeelde cloud opslagruimten op te ruimen en tijd te besparen.
Gebruik een universele naamstructuur voor mappen
Je zou kunnen kiezen om een map te benoemen naar de naam van een cliënt. Een ander gebruikt misschien het soort bedrijfstak. Als mensen verschillende naamgevingsstructuren voor mappen gebruiken, is het voor iedereen moeilijker. Ze kunnen vaak niet vinden wat ze nodig hebben. Het leidt ook tot het ontstaan van dubbele mappen voor hetzelfde.
Gebruik een universele naamgevingsstructuur voor mappen die iedereen volgt. Breng de hiërarchie van mappen in kaart en hoe je elk ding een naam geeft. Zo zou je bijvoorbeeld “afdelingen” als bovenste map kunnen hebben en “projecten” eronder zetten.
Als iedereen dezelfde naamgeving gebruikt, zal het voor iedereen gemakkelijker zijn om dingen terug te vinden. Je vermindert ook het risico dat je dubbele mappen hebt.
Houd de bestandsstructuur tot 2-3 mappen diep
Als je te veel mappen in elkaar genesteld hebt, kan het een eeuwigheid duren om een bestand te vinden. Je hebt het gevoel dat je het ene konijnenhol na het andere moet afklikken. Als mensen in verschillende mappen moeten klikken, ontmoedigt dat hen om een bestand op de juiste plaats op te slaan.
Om dit probleem te vermijden, houd je bestandsstructuur slechts twee tot drie mappen diep. Zo zijn bestanden gemakkelijker te vinden en blijft je cloud opslag beter bruikbaar.
Maak geen mappen voor minder dan 10 bestanden
Hoe meer mappen mensen moeten aanklikken om een document te vinden, hoe meer tijd dat kost. Mappen kunnen snel oplopen als medewerkers ze aanmaken, niet wetend waar een bestand heen moet.
Gebruik een regel voor je cloud opslag die het aanmaken van mappen beperkt tot 10 bestanden of meer. Zo voorkom je dat je een wildgroei aan mappen hebt met minder dan een handvol bestanden erin. Zoek iemand die ook als opslagbeheerder kan optreden. Dit kan dan de persoon zijn aan wie iemand vraagt als hij niet zeker weet waar hij een bestand moet opslaan.
Promoot de slogan “Neem de tijd om het goed op te slaan”
Bestandsopslag kan snel ongeorganiseerd worden als mensen bestanden opslaan in een algemene map. We maken ons allemaal wel eens schuldig aan het opslaan in iets algemeens, zoals het bureaublad op een PC. We zeggen tegen onszelf dat we op een bepaald moment wel terug zullen gaan en het bestand zullen verplaatsen naar waar het hoort.
Dit probleem verveelvoudigt zich als je veel mensen hebt die dezelfde cloud opslagruimte delen. Bestanden die niet staan waar ze horen tellen snel op. Dit maakt het voor iedereen moeilijker om dingen terug te vinden.
Promoot de slogan “neem de tijd om het goed op te slaan” onder de collega’s. Dit betekent dat ze extra paar seconden moeten nemen om te navigeren waar het bestand moet zijn om het op te slaan. Dit voorkomt dat dingen onhandelbaar worden. Als je een bestandsstructuur gebruikt die maar 2-3 mappen diep is, dan moet dit voor iedereen gemakkelijker na te leven zijn.
Gebruik mapmarkeringen of kleuren voor gemakkelijkere herkenning
Veel cloud bestandssystemen bieden je de mogelijkheid om mappen van kleurmarkering te voorzien. Door dit te gebruiken kun je een map of groep mappen direct herkenbaar maken. Dit verkort de tijd die nodig is om bestanden te vinden en op te slaan.
Je zou bijvoorbeeld alle mappen die met verkoop te maken hebben groen kunnen kleuren. Mappen voor marketing zouden oranje kunnen zijn, enzovoort. De hersenen kunnen sneller het verband met een onderwerp leggen als je naar een kleur kijkt dan bij het doorlezen van tekst.
Ruim op en archiveer regelmatig
Bestanden worden tegenwoordig in een duizelingwekkend tempo aangemaakt. Hoe meer bestanden je aan een cloud opslagsysteem toevoegt, hoe moeilijker het is om te sorteren om te vinden wat je nodig hebt. Dit geldt zelfs als de bestandsopslag goed georganiseerd is.
Voorkom dat oudere bestanden het moeilijker maken om nieuwe te vinden. Doe dit door regelmatig te declutteren en te archiveren. Dit houdt in dat je een beheerder eens per maand overbodige bestanden laat verwijderen. Bijvoorbeeld dubbele bestanden of oude kladversies van een document.
Je zou ook een archiveringssysteem moeten hebben dat alle oudere bestanden in één grote archiefmap zet. Zo blijven bestanden die niet meer actief gebruikt worden uit het hoofdbestandspad.
Kom naar ons voor efficiënte cloud oplossingen
Doet je cloudopslag wat je ermee moet doen? Heb je een koppeling tussen cloud opslag en je andere apps? Wij kunnen je helpen. Neem contact op en laten we alles bekijken met een tasje koffie.