Microsoft Word is een onmisbaar onderdeel van de meeste bedrijfsomgevingen. Het heeft talrijke functies die u kunnen helpen uw productiviteit te verhogen.
Microsoft Word is een van de populairste kantoorprogramma’s ter wereld. Het stelt miljoenen mensen in staat hun taken efficiënter uit te voeren.
Of je nu een beginner of gevorderde gebruiker bent, je kan de software gebruiken om veel verschillende documenten te maken. De lijst omvat zakelijke brieven, cv’s, flyers, marketing nieuwsbrieven, etiketten, plannen, werknemersrapporten en seminardocumenten. Het beste van alles is dat je ze binnen enkele seconden kunt afdrukken en delen.
Het is gemakkelijk te begrijpen waarom de meeste bedrijven vertrouwen op Word. Maar de realiteit is dat veel mensen nog niet het volledige potentieel van dit programma hebben benut. Het zit boordevol functies die je kunnen helpen productiever te zijn, maar niet veel mensen kennen ze.
In dit artikel vind je 11 tips om Microsoft Word optimaal te gebruiken om de productiviteit op jouw werkplek te verhogen.
DE 11 TIPS
TIP #1 - SCHAKEL OVER NAAR EEN ONLINE WERKRUIMTE
Een van de beste dingen van Microsoft Word is dat je het niet hoeft te installeren op jouw smartphone, tablet of computer. Via de website office.com kan je jezelf aanmelden met jouw Microsoft-account en Word Online gebruiken, de online versie van dit programma.
Dit is vooral handig voor mensen met beperkte opslagruimte op hun apparaten, aangezien Word behoorlijk omvangrijk kan zijn. Het gebruikt ongeveer 1,2 GB opslagruimte voor Mac en 2,10 GB voor Windows. Het biedt dezelfde functionaliteit zonder ruimte in beslag te nemen op jouw apparaat.
TIP #2 - WERK EFFICIËNT SAMEN
Met Word kan je dezelfde documenten tegelijkertijd bewerken. Je hoeft jouw bestand alleen maar op te slaan in jouw OneDrive-account, de functie Delen te gebruiken en het naar jouw collega’s te sturen. Mensen die de link ontvangen kunnen het bestand vervolgens bewerken met Word Online of de desktop-app.
TIP #3 - INTEGREER MET DICTATATIE
Zakenmensen zijn de hele dag door veel aan het schrijven, onder meer door e-mails te beantwoorden en presentaties te geven. Dit kan zowel fysieke als mentale vermoeidheid veroorzaken. Het gebruik van spraak-naar-tekst kan veel gemakkelijker zijn, en dit is waar Dictate om de hoek komt kijken.
Deze invoegtoepassing van Microsoft Garage voor Word, PowerPoint en Outlook zet wat je dicteert om in tekst met geavanceerde spraakherkenningstechnologie. Het resultaat is dat jouw vingers eindelijk even pauze kunnen nemen van al dat typen.
TIP #4 - ZORG VOOR REDACTIONELE CONTROLE
Met de functie Wijzigingen bijhouden in Word kan je alle bewerkingen in jouw document controleren. Je vindt het in het tabblad Review, en als je erop klikt kan je alle wijzigingen zien die andere gebruikers hebben gemaakt. Het beste van alles is dat je ook suggesties van jouw medewerkers kunt accepteren, zodat je niet al het werk hoeft te doen.
TIP #5 - GEBRUIK GEKOPPELDE NOTITIES
Deadlines zijn geen pretje als je de motivatie niet vindt om je artikelen te schrijven. De beste manier om dit probleem te omzeilen is om je gedachten in OneNote te bewaren. Met dit programma kan je citaten en gedachten samenstellen om jouw artikelen vlekkeloos te houden.
Om je ervaring met dit programma verder te verbeteren, moet je gebruik maken van gekoppelde notities. Met gekoppelde notities kan je OneNote aan de zijkant van uw scherm plaatsen. Je kunt tegelijkertijd Word-artikelen maken en jouw aantekeningen in OneNote maken. Op deze manier kan je georganiseerd en geconcentreerd blijven.
TIP #6 - ONDERZOEK MET SMART LOOKUP
Met de functie Smart Lookup van Word kan je online onderzoek verrichten terwijl je aan documenten werkt. Je hoeft jouw zoekopdracht dus niet in een ander tabblad in te typen. Je doet dit door een woord of zinsdeel te markeren, er met de rechtermuisknop op te klikken en Smart Lookup te kiezen in het volgende menu. Word zal dan een Bing-zoekopdracht uitvoeren en de resultaten in het rechterdeel van jouw scherm weergeven.
TIP #7 - BESCHERM UW GEZICHTSVERMOGEN MET HANDIG ZOOMEN
Een van de grootste obstakels voor productief werken is vermoeide ogen doordat je te dicht op je scherm zit. Om dit probleem op te lossen, kan de zoomfunctie gebruiken.
Zoek naar de schuifregelaar rechtsonder in je document om de ideale instelling te vinden, of druk op de toetsen Windows en Plus op je toetsenbord. Gebruik de instelling die voor jou het meest comfortabel aanvoelt, omdat dit vermoeidheid van de ogen kan helpen voorkomen.
TIP #8 - NEEM PICTOGRAM OP
Jouw documenten moeten leesbaar zijn. Aangezien de meeste mensen zich concentreren op jouw afbeeldingen en koppen, moet je ze een artistieke waarde geven.
De pictogrammen van Word zullen je helpen dit te bereiken. Ze zijn een eenvoudige manier om de aandacht van de lezer te vestigen op cruciale informatie zonder jouw document onoverzichtelijk te maken. Hiermee kan je de leesbaarheid van jouw bestanden verbeteren, wat betekent dat lezers – of dat nu jij of een teamgenoot is – niet naar afzonderlijke woorden of zinsdelen hoeven te zoeken.
TIP #9 - FORMATTEER JE BESTAND
De sectie Stijlen bevat kant-en-klare tekstopmaakopties om je documenten gemakkelijker te kunnen aanpassen. Bovendien kan je jouw eigen stijlen of veelgebruikte stijlen toevoegen. Door jouw voorkeuren op te slaan, kan je ze op elk gewenst moment gebruiken zonder jouw documenten handmatig op te maken.
TIP #10 - AFBEELDINGEN SNELLER OPZOEKEN EN GEBRUIKEN
Met Word hoef je geen webbrowser te openen om de perfecte foto voor je bestanden te vinden.
Plaats gewoon uw cursor in de sectie waar u een afbeelding wilt invoegen, ga naar het tabblad Invoegen en kies Online afbeeldingen. Selecteer de geschikte afbeelding om aan je bestand toe te voegen, en het kan er meteen visueel aantrekkelijker op worden.
TIP #11 - BEWERK UW PDF'S
Je denkt misschien dat je PDF-bewerkingssoftware moet downloaden en installeren om jouw PDF-bestanden te bewerken, maar dat is niet het geval.
Word heeft een handige PDF-bewerkingsfunctie waarmee je jouw documenten snel kunt wijzigen. Dit kan je veel tijd besparen en voorkomt dat je potentieel schadelijke apps installeert.
Maar voordat je begint, moet je jouw PDF-bestand converteren naar een indeling die compatibel is met Word.
BLIJF OP DE HOOGTE VAN JOUW TAKEN MET MICROSOFT WORD
Microsoft Word is een must-have als je de communicatie en samenwerking in je bedrijf wilt verbeteren. Jij en je team kunnen er gemakkelijk documenten mee maken om de correspondentie met belangrijke klanten te vergemakkelijken.
Maar als je Word gebruikt, zorg er dan voor dat je de bovenstaande functies gebruikt om het maken van documenten te versnellen. Je kan dan efficiënter werken en sneller overschakelen op andere taken.
Er zijn echter meer manieren om jouw productiviteit met Microsoft Word te verhogen.
Maak kennis met onze User Coach David Verwerft!
Nood aan een korte opfrissing of liever een deepdive in je favoriete Office toepassing. Hij is je man! Contacteer ons gerust om te kijken welke mogelijkheden er zijn!