7 TIPS OM MEER PRODUCTIVITEIT UIT JE BUREAUBLAD TE HALEN
Het verhogen van je productiviteit betekent niet alleen het optimaliseren van apparatuur en het verscherpen van je aandacht. Je bureaublad organiseren is namelijk van essentieel belang.
Een opgeruimd kantoor is van het grootste belang om je productiviteit te verhogen. Stapels papier op je bureau kunnen ervoor zorgen dat je veel tijd verliest met het zoeken naar een belangrijk document. Daardoor is de kans kleiner dat je de gevraagde deadlines haalt.
Wanorde kan je ook op verschillende indirecte manieren beïnvloeden.
Het kan je cognitieve capaciteiten drastisch verminderen, waardoor je besluitvorming en relaties met uw teamleden worden aangetast. Daarnaast kan het een negatief effect hebben op angst, concentratie, slaap en eetgewoonten. Dit alles kan prestaties op het werk verminderen.
Dit probleem heeft echter niet alleen invloed op je bureau of kantoor.
Ook het bureaublad van je computer kan rommelig zijn. Ongeorganiseerde mappen en een matig beeldscherm hebben net zo’n invloed op productiviteit als fysieke rommel. Om dit scenario te vermijden, moet je ook je computer opruimen.
In dit artikel vind je zeven tips om het bureaublad te organizeren.
DE 7 TIPS
TIP 1 - ONTWIKKEL EEN FOLDER STRUCTUUR MET VASTE NAAMGEVING
Het belangrijkste wat je kan doen om rommel op je computer te voorkomen, is een intuïtief mappensysteem opzetten. Je kan verschillende categorieën gebruiken, zoals bestandstype of naam, afhankelijk van wat het beste bij je onderzoek of werk past.
Welke aanpak je ook kiest, zorg er in ieder geval voor dat je een vaste naamgeving hanteert, zodat je snel door uw documenten kan navigeren. Het systeem moet ook jarenlang gemakkelijk te gebruiken zijn, dus denk aan je plannen bij het maken ervan.
Je kan deze mappen in tools voor bestandsdeling plaatsen (bijv. Microsoft Onedrive), op je harde schijf of op je bureaublad als je regelmatig een back-up maakt.
Met een volledig functionele structuur kan je jouw bureaublad omzeilen door nieuwe documenten gewoon naar de aangewezen mappen te downloaden. Daarna kan je ze snel terugvinden met de zoekopdracht op je computer. Typ de naam van jemap in, en je komt binnen enkele seconden bij het gewenste bestand.
TIP 2 - MAAK JE DESKTOP AANTREKKELIJK
Naast het volledig functioneel maken van je bureaublad, moet je ook de aantrekkingskracht ervan vergroten. Kies dus een betekenisvolle of mooie achtergrond. Het moet prettig zijn om naar te kijken en je motiveren om jouw computer netjes te houden.
Om de esthetiek naar een hoger niveau te tillen, kan je gerasterde of gelijnde afbeeldingen als achtergrond instellen om bestanden die daar terechtkomen gemakkelijker te ordenen.
Een ander goed idee is om een motiverende achtergrond te gebruiken. Afbeeldingen met krachtige boodschappen moedigen je aan om harder te werken en gefocust te blijven. Met dit soort coaching kan je ook je bureaublad ordenen en rommel tegenhouden.
TIP 3 - OVERWEEG EEN SECTIONELE ACHTERGROND
Bureaubladachtergronden met secties zijn een geweldige manier om jouw bureaublad nog overzichtelijker te maken. Je kan bijvoorbeeld een sectie opnemen voor jouw vakantie of huisdieren.
Er zijn miljoenen achtergronden online die je kunnen helpen jouw bureaublad overzichtelijker te maken. Ze vullen de naamgeving van mappen aan om jouw workflow te verbeteren.
TIP 4 - VOEG JE MEEST GEBRUIKTE APPS/SOFTWARE SAMEN
Snel toegang hebben tot jouw meest gebruikte programma’s of software is een must. Het laat je toe onmiddellijk aan de slag te gaan zonder tijd te verliezen met het zoeken naar apps.
Om efficiënt te consolideren, moet je eerst bepalen welke software voor jouw het belangrijkst is. Je samenstelling kan bestaan uit twee of drie apps die je dagelijks gebruikt of uit een volledige suite van programma’s die de nodige functionaliteit bieden.
Zodra je jouw lijst hebt samengesteld, kan je ze op één plaats zetten om jouw productiviteit te stroomlijnen.
De taakbalk is een effectief alternatief, omdat programmapictogrammen vaak verantwoordelijk zijn voor het grootste deel van je rommel. Als je de essentiële pictogrammen in de taakbalk bewaart, zijn ze snel toegankelijk omdat je niet hoeft te bladeren.
TIP 5 - VERWIJDER OF VERPLAATS NIET GEBRUIKTE BESTANDEN
Na het categoriseren van belangrijke apps, moet je ook ongebruikte programma’s aanpakken. Hier is een tip: als je jezelf niet kan herinneren wanneer je bepaalde software voor het laatst hebt gebruikt, verwijder je deze. Doe hetzelfde als je denkt dat u een bepaalde applicatie niet meer nodig hebt voor een volgend project.
Omdat dit een moeilijke beslissing kan zijn, kan je misschien beter een map maken voor deze zelden gebruikte apps en bestanden. Stop ze weg totdat je weet of je wilt doorgaan met het verwijderen.
Voor deze afwachtende aanpak kan je gebruikmaken van verschillende mappen, zoals “diversen” of “te archiveren”. Door dit te doen, zal je niet per ongeluk een cruciaal programma verwijderen of de-installeren.
Als je voor deze aanpak kiest, moet je de mappen regelmatig controleren. Bepaal welke bestanden en apps niet meer nodig zijn in je bedrijf en verwijder ze om rommel te voorkomen.
Om te voorkomen dat je achterloopt met opschonen, kan je een herinnering instellen in jouw agenda. Dat kan maandelijks of wekelijks zijn, afhankelijk van de werkdruk.
TIP 6 - CATEGORISEER NIEUWE GEGEVENS
Nieuwe bestanden en programma’s op jouw bureaublad dumpen kan verleidelijk zijn als je haast hebt. Deze methode is echter niet aan te raden omdat het jouw organisatie belemmert.
Probeer een paar minuten uit te trekken om alle nieuwe programma’s en bestanden op de juiste manier te organiseren, volgens jouw naamgeving toe te passen. Een snelle manier om dit te doen is het automatisch sorteren van bestanden op datum of alfabetisch. Het duurt niet lang, maar het kan de rommel op jouw computer aanzienlijk verminderen.
TIP 7 - GEBRUIK DIGITALE OMHEININGEN
Digitale omheiningen groeperen bestanden in specifieke gebieden van je bureaublad om ze visueel toegankelijker te maken. Deze methode werkt veel beter dan al jouw bestanden in één of twee mappen te begraven. Bovendien vinden veel mensen het gebruiksvriendelijker dan gerasterde achtergronden.
De Stacks-functie categoriseert inhoud bijvoorbeeld automatisch op type of een andere specifieke functie. Deze is gratis beschikbaar op Macs met Mojave.
Ook pc’s hebben een vergelijkbare functie, genaamd Fences. Hiermee kan je hekken op het bureaublad aanwijzen en verplaatsen voor betere manoeuvreerbaarheid. Het enige nadeel hiervan is dat het niet gratis is.
LAAT HET NIET UIT DE HAND LOPEN
Het bureaublad van jouw computer opruimen is een van de beste manieren om je productiviteit te verhogen.
Als je het bureaublad goed hebt georganiseerd, kan je de benodigde bestanden en programma’s moeiteloos vinden. Je voelt jezelf zen, zodat je mentale obstakels tijdens jouw werkdag kan overwinnen.
Het kost misschien wat tijd om je bureaublad te optimaliseren, maar het zal de moeite waard zijn.
Wij kunnen helpen, laat ons eens 10 tot 15 minuten praten om te zien of we je probleem kunnen oplossen. Bel ons en wij zullen er alles aan doen om je te helpen de kantoorproductiviteit in uw bedrijf te verhogen.